Zo begin je met efficiënt tijdschrijven in 1 dag

Aan tijdschrijven valt meestal niet te ontkomen. Met urenregistratie krijgt je inzichten in je projecten. Je moet uren bijhouden om facturen te maken. Veel bedrijven maken zich er makkelijk van af en houden uren handmatig bij, bijvoorbeeld in een Excel-bestand.

Het kan veel efficiënter door gebruik te maken van een tijdschrijf-app. De invoer is eenvoudig en alle gegevens worden op een centrale plek weggeschreven. Met één druk op de knop maak je overzichten voor je projecten. Met uurtarieven kun je eenvoudig kosten berekenen.

Een wijdverbreid misverstand is de gedachte dat tijdschrijfsystemen ingewikkeld zijn. Dit hoeft niet het geval te zijn. Het is aan jezelf om een eenvoudige en doelmatige urenregistratie op te zetten. De meeste systemen lenen zich hier uitstekend voor. Met de onderstaande stappen ben je zo op weg!

Denk na over je doelen

Bedenk wat je wilt bereiken met je urenregistratie. Inzicht in hoe je team zijn uren besteed op projecten? Ga je per week of per maand rapporten opstellen? Of wil je uren vastleggen voor facturatie? Dit is belangrijk om te bepalen wat voor overzichten je nodig hebt om je doelen te bereiken.

De urenregistratie is een onderdeel van het bedrijfsproces. Je zult de geschreven uren op de één of andere manier gaan gebruiken voor andere processen. Denk aan een automatische koppeling met een boekhoudsysteem. Je kunt het ook eenvoudig houden en bijvoorbeeld maandelijks handmatig een rapport exporteren. Automatiseren kan altijd later nog. Op deze manier maak je het niet te moeilijk en kun je in ieder geval snel beginnen.

Kies de juiste app

Je hebt nagedacht over de urenregistratie die jij nodig hebt. Nu kun je een tijdschrijfsysteem selecteren. De app moet voldoen aan jouw eisen. Ga je met een team uren registreren of is het alleen voor jezelf? Wil je ook je mobiele telefoon gebruiken voor tijdschrijven? Is een rittenregistratie nodig? Neem even de tijd om je op verschillende apps te oriënteren. Er zijn veel vergelijkingssites om apps onderling te vergelijken.

Zet je urenregistratie op

Hoe wil je uren invoeren? In de meeste systemen kun je projecten en activiteiten definiëren. Het is belangrijk dat je een idee hebt hoe deze structuur er voor jouw bedrijf in grote lijnen uitziet. Op die manier kun je snel aan de slag met een eerste opzet. Deze kun je later uitbreiden met meer projecten en activiteiten.

Het is belangrijk om klein te beginnen. Je urenregistratie is dan van start gegaan en ongetwijfeld gaat dat nieuwe inzichten geven. Als je klein begint kun je makkelijk aanpassingen maken. Denk er wel aan dat je de structuur van je urenregistratie zo opzet dat je makkelijk kunt uitbreiden. Het is een goed idee om de inrichting van je urenregistratie kort met collega’s te bespreken voordat je begint.

Tot slot

Hopelijk helpen bovenstaande tips je om snel te beginnen met tijdschrijven. De gedachte is dat je even de tijd neemt om in grote lijnen te bedenken wat je nodig hebt. Dit hoeft niet lang te duren, belangrijker is dat je een beeld hebt van het urenregistratieproces van invoer tot rapportage. Dat gaat je helpen om een efficiënte urenregistratie op te zetten en zo je bedrijfsvoering te verbeteren.